W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną w Politechnice Krakowskiej, zaleca się wysyłanie plików wyłącznie w postaci zaszyfrowanej.
Jak przygotować plik do wysyłki?
- Zapisz dokument w formacie PDF, XLSX, PNG lub JPEG.
- Zabezpiecz plik hasłem:
- w MS Office wybierz opcję „Szyfruj za pomocą hasła” (dla XLSX),
- w Adobe Acrobat wybierz „Zabezpiecz hasłem” (dla PDF),
- alternatywnie umieść dokument w archiwum ZIP/RAR i zabezpiecz hasłem (dla pozostałych).
- Nazwij plik w sposób czytelny, np.
Dokumenty_xxxx_2025-08-21.xlsx.
Jak przekazać plik?
- Plik należy wysłać ze służbowego adresu e-mail w domenie @pk.edu.pl na dedykowany adres jednostki (np. sekretariatu, dziekanatu, działu).
- Wiadomości wysłane z prywatnych kont e-mail nie będą akceptowane.
Jak przekazać hasło?
- Hasła nie wolno dołączać do tej samej wiadomości, co plik.
- Możliwe sposoby przekazania:
- telefonicznie do pracownika jednostki,
- pocztą wewnętrzną (np. eHMS),
- w osobnym e-mailu po potwierdzeniu odbioru pliku.
Ważne informacje
- Serwer pocztowy PK obsługuje przesyłanie zaszyfrowanych plików – wiadomość zostanie dostarczona.
- Pracownik odbierający musi znać hasło, aby otworzyć dokument.
- Zaleca się unikanie plików większych niż 20 MB – w takich przypadkach należy korzystać z serwera plików PK lub innej bezpiecznej formy przekazu.
- Po wykorzystaniu danych dokumenty należy usuwać zgodnie z polityką retencji obowiązującą w PK.